Funktionale Leistungsbeschreibung für Sicherheitstechnik
Die 10 typischen Fehler in Ausschreibungen für Videoüberwachung, Einbruchmeldetechnik, Zutrittskontrolle und Perimeterschutz: als kostenlose Checkliste für öffentliche und private Auftraggeber, Betreiber und Vergabestellen.
Eine funktionale Leistungsbeschreibung legt fest, was die Sicherheitstechnik leisten muss: Schutzziele, Leistungs- und Funktionsanforderungen, Normen und Sicherheitsgrade. Mit welchen Geräten das erreicht wird, schlagen die Bieter vor. Das Vergaberecht lässt diese Form ausdrücklich zu: oberhalb der EU-Schwellenwerte nach § 121 GWB und § 31 Abs. 2 VgV, unterhalb nach § 23 UVgO. Bei Bauleistungen ist sie als Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm die begründete Ausnahme (§ 7c VOB/A bzw. § 7c EU VOB/A).
In der Praxis scheitern funktionale Ausschreibungen meist an den Unterlagen: Angebote lassen sich nicht vergleichen, Fabrikate schleichen sich ein, Schnittstellen bleiben offen, und die Kosten kommen später als Nachträge. Die zehn typischen Fehler sehen Sie unten im Überblick; wie Sie jeden davon vermeiden, zeigt unsere kostenlose Checkliste.
Funktional oder mit Leistungsverzeichnis?
- Funktional: Sie beschreiben Ziel und Anforderungen, die Bieter planen die Lösung. Passt, wenn es mehrere gleichwertige Lösungswege gibt; die Angebote sind dafür schwerer zu vergleichen.
- Mit Leistungsverzeichnis: Ihr Fachplaner plant die Anlage durch, die Bieter kalkulieren Positionen. Gut vergleichbar, aber anfällig für verdeckte Fabrikatsbindung.
- Teilfunktional: Schutzziele und Anforderungen funktional, Mengen und Nebenleistungen im Leistungsverzeichnis. In der Sicherheitstechnik bietet sich diese Mischform oft an. Auch hier gilt: Die Gründe für die funktionalen Anteile gehören in den Vergabevermerk.
Sie schreiben als Unternehmen aus?
Ohne Bindung an das Vergaberecht haben Sie mehr Spielraum: Sie dürfen verhandeln, Fabrikate vorgeben und Bemusterungen frei gestalten. Die typischen Fehler bleiben aber dieselben. Unklare Schutzziele, offene Schnittstellen und fehlende Nebenleistungen werden auch hier zu Nachträgen. Hinzu kommen die Anforderungen Ihres Versicherers, etwa an die VdS-Anerkennung von Anlage und Errichter, Ihre Konzernstandards und die Mitbestimmung des Betriebsrats bei Videoüberwachung und Zutrittskontrolle. Die Checkliste gilt für private Vorhaben entsprechend.
Die 10 typischen Fehler im Überblick
Planung ohne definierte Schutzziele
Wer Kameras, Melder und Leser beschreibt, bevor feststeht, was gegen wen geschützt werden soll, gibt den Bietern keinen Maßstab. Ohne benannte Schutzobjekte, Täterprofile und Interventionskette lässt sich keine funktionale Anforderung begründen, und jeder Bieter legt das Sicherungsniveau selbst fest. Die Angebote sind dann nicht vergleichbar. Bei KRITIS-Anlagen gehören Schutzziele aus einer dokumentierten Risiko- und Bedrohungsanalyse in die Vergabeunterlagen.
Produktvorgaben statt produktneutraler Beschreibung
Herstellernamen, Typenbezeichnungen oder technische Werte aus einem einzelnen Datenblatt schränken den Wettbewerb ein, oft unbemerkt, weil Anforderungen aus Produktunterlagen übernommen werden. Im Nachprüfungsverfahren sind solche Vorgaben angreifbar. Offene Standards wie ONVIF für Video und OSDP für Zutrittsleser halten die Ausschreibung neutral. Ein Leitfabrikat ist nur ausnahmsweise zulässig, mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ und benannten Gleichwertigkeitskriterien.
Schnittstellen nicht festgelegt
Video, Einbruchmeldeanlage, Zutrittskontrolle, Leitstelle, Brandmeldeanlage und Gebäudeleittechnik müssen zusammenarbeiten. Steht nicht fest, welches Gewerk eine Schnittstelle liefert und welches sie anbindet, fällt die Lücke meist erst bei der Inbetriebnahme auf und wird als Nachtrag abgerechnet. Fehlen Angaben zu Bestandssystemen mit Hersteller, Version und Lizenzen, kalkulieren die Bieter Risikoaufschläge ein.
Normen und Klassen unklar oder fehlend
„Nach Stand der Technik“ ist keine prüfbare Anforderung. Fehlen Sicherheitsgrad und Umweltklasse nach DIN EN 50131, Vorgaben nach DIN EN 62676 oder DIN EN 60839 und gegebenenfalls VdS-Anforderungen, darf ein Bieter mit einer niedrigeren Klasse günstiger anbieten. Die Angebote erfüllen dann formal die Ausschreibung, aber nicht das Schutzziel.
Datenschutz und Mitbestimmung vergessen
Videoüberwachung und Zutrittskontrolle verarbeiten personenbezogene Daten und sind mitbestimmungspflichtig. Fehlen Vorgaben zu Zweck, Privatzonen, Speicherfristen und Rechtekonzept, muss nachgerüstet werden. Ist der Betriebs- oder Personalrat nicht rechtzeitig eingebunden oder eine erforderliche Datenschutz-Folgenabschätzung nicht gemacht, verzögert sich die Inbetriebnahme oft um Monate.
IT-Sicherheit der Sicherheitstechnik nicht gefordert
Kameras, Controller und Server sind Netzwerkgeräte. Ohne Vorgaben zu Netzsegmentierung, Härtung, Verschlüsselung, Patch-Management und Fernzugriff wird die Sicherheitstechnik selbst zum Einfallstor. Bei KRITIS-Betreibern und Einrichtungen im Anwendungsbereich von NIS2 sind diese Anforderungen mit dem IT-Sicherheitsbeauftragten abzustimmen.
Unvollständige Mengen und Nebenleistungen
Kabelwege, Masten und Fundamente, Netzwerkkomponenten und USV, Gerüste oder Arbeiten außerhalb der Betriebszeiten: Was nicht eindeutig beschrieben und einem Gewerk zugeordnet ist, kalkuliert jeder Bieter anders. Die Angebote sind nicht vergleichbar, und die fehlenden Leistungen kommen später als Nachtrag. Bei einer Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm muss zudem geregelt sein, wer das Mengenrisiko trägt.
Betrieb, Wartung und Lebenszyklus ausgeklammert
Wer nur die Investition bewertet, wählt leicht das Angebot, das im Betrieb am teuersten wird. Wartung, Reaktionszeiten bei Störungen, Softwarelizenzen, Ersatzteile und Schulung gehören deshalb in die Ausschreibung, die Wartung als Option, damit sie in die Wertung einfließt. Sonst zeigen sich Lizenzkosten pro Kanal oder Leser und jährliche Software-Wartungsverträge erst nach dem Zuschlag.
Wertung nur nach Preis, keine Bemusterung
Bei funktionaler Ausschreibung schlagen die Bieter ihre Lösung selbst vor. Zählt nur der Preis, gewinnt die Minimallösung. Qualitative Zuschlagskriterien wie Konzept, Bedienbarkeit, Betriebskosten und Service müssen mit Gewichtung und Bewertungsmethode in den Vergabeunterlagen stehen. Eine Bemusterung am Einsatzort zeigt, ob die angebotene Technik das Schutzziel erreicht, auch bei Nacht und Gegenlicht.
Abnahme und Dokumentation nicht definiert
Ohne vorher festgelegte Kriterien wird die Abnahme zur Verhandlungssache. Funktions-, Alarm- und Integrationstests, der Nachweis der Bildqualität, ein Probebetrieb und die Revisionsunterlagen gehören mit Format und Frist in die Ausschreibung. Fehlen Dokumentation, Zugangsdaten oder Lizenzschlüssel bei der Übergabe, ist ein späterer Wechsel des Wartungsdienstleisters kaum möglich.
Wie Sie jeden Fehler vermeiden, zeigt die kostenlose Checkliste mit Prüfpunkten zum Abhaken.
Kostenlose Checkliste (PDF)
Die 10 typischen Fehler in Ausschreibungen für Sicherheitstechnik
Für Auftraggeber, Betreiber und Vergabestellen, die Videoüberwachung, Einbruchmeldetechnik, Zutrittskontrolle oder Perimeterschutz ausschreiben. Zu jedem der zehn Fehler zeigt das PDF, wie Sie ihn vermeiden, zum Abhaken für Ihre eigenen Unterlagen.
- 59 Prüfpunkte zu den zehn Fehlern, zum Abhaken
- Praxishinweise, worauf es bei jedem Punkt ankommt
- Normen und Rechtsgrundlagen: DIN EN 50131, 62676 und 60839, GWB, VgV, VOB/A und UVgO
Häufige Fragen zur funktionalen Ausschreibung
Ist eine funktionale Ausschreibung für öffentliche Auftraggeber zulässig?
Ja. Oberhalb der EU-Schwellenwerte nennen § 121 GWB und § 31 Abs. 2 VgV Leistungs- und Funktionsanforderungen ausdrücklich als Form der Leistungsbeschreibung; für Sektorenauftraggeber gilt Entsprechendes nach § 28 SektVO. Unterhalb der Schwellenwerte ist sie bei Liefer- und Dienstleistungen nach § 23 UVgO möglich. Bei Bauleistungen ist die Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm nach § 7c VOB/A (oberhalb der Schwellen § 7c EU VOB/A) zulässig, wenn sie nach Abwägung aller Umstände zweckmäßig ist. Die Gründe gehören in den Vergabevermerk.
Was ist der Unterschied zwischen funktionaler Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis?
Ein Leistungsverzeichnis beschreibt die Anlage Position für Position mit Mengen; die Bieter kalkulieren Preise für eine vorgeplante Lösung. Eine funktionale Leistungsbeschreibung, auch Funktionalausschreibung genannt, legt Schutzziele und Anforderungen fest; Planung und Gerätewahl übernehmen die Bieter. In der Sicherheitstechnik wird beides oft kombiniert: Anforderungen funktional, Mengen und Nebenleistungen im Leistungsverzeichnis.
Darf ich in der Ausschreibung ein Leitfabrikat nennen?
Nur ausnahmsweise, wenn sich der Auftragsgegenstand anders nicht hinreichend genau beschreiben lässt, und dann mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ (§ 31 Abs. 6 VgV, § 7 Abs. 2 VOB/A bzw. § 7 EU Abs. 2 VOB/A, unterhalb der Schwellen § 23 UVgO). Der Zusatz allein genügt in der Praxis nicht: Legen Sie fest, an welchen Merkmalen Sie die Gleichwertigkeit messen, sonst ist die Wertung angreifbar. Das OLG Düsseldorf hat zuletzt bekräftigt, dass produktspezifische Vorgaben nur unter sehr engen Voraussetzungen zulässig sind (Beschluss vom 2. September 2026, VII-Verg 38/25). Mehr dazu im Beitrag zur produktneutralen Ausschreibung für Sicherheitstechnik.
Gilt das Vergaberecht auch für private Unternehmen?
Grundsätzlich nicht. Private Unternehmen vergeben frei und können die VOB/B als Vertragsgrundlage vereinbaren. Das Vergaberecht gilt aber doch, wenn Sie als Sektorenauftraggeber tätig sind, etwa in der Energie- oder Wasserversorgung oder im Verkehr (§ 100 GWB), wenn Ihr Zuwendungsbescheid die Anwendung des Vergaberechts vorschreibt, oder bei überwiegend öffentlich finanzierten Bauvorhaben (§ 99 Nr. 4 GWB). Prüfen Sie das vor dem Start: Ein Verstoß gegen Vergabeauflagen kann zur Rückforderung von Fördermitteln führen.
Wie erhalte ich die Checkliste?
Über das Formular: Nach dem Absenden bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse über einen Link, danach erhalten Sie den Download. Die Checkliste ist kostenlos.
Weiterlesen
- Produktneutrale Ausschreibung für Sicherheitstechnik
- EMA-Ausschreibung erstellen
- Zutrittskontrolle ausschreiben
- KRITIS-Dachgesetz: physische Schutzpflichten und Fristen
Hinweis: Die Inhalte dieser Seite und der Checkliste dienen der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung dar und ersetzen nicht die Prüfung des Einzelfalls durch Ihre Vergabestelle oder eine Rechtsanwältin bzw. einen Rechtsanwalt. Maßgeblich ist die jeweils geltende Fassung der zitierten Vorschriften.